全面學習word的打印功能

　　今日樹木，就是明日的森林。今日你、我、他節(jié)約一張紙，就能避免明日減少一片森林……文檔編輯好了之后，通常我們需要將其打印成紙質(zhì)文件。在Word中打印文檔，看起來簡單，點擊一下工具欄中的”打印“按鈕即可，實質(zhì)上有很多值得知道的經(jīng)驗技巧，學好了這些技巧，絕對能節(jié)約不少的紙張，為保護環(huán)境出一份力保護環(huán)境，從我做起……正常打印文檔的正常打印，沒有多少奧秘可言。不過，這是我們打印中最經(jīng)常采用的，不得不說。

　　★打印預覽

　　在正式打印之前，先預覽一下打印的效果非常有必要。啟動Word,打開需要打印的文檔，單擊”工具欄上的“打印預覽”按鈕，文檔的準打印結果即被顯示在屏幕上。

　　小技巧：如果你在預覽時，發(fā)現(xiàn)文檔中有錯誤，為了防止退出預覽狀態(tài)后找不到錯誤的位置?？梢栽陬A覽狀態(tài)下，單擊一下工具欄上的“放大鏡”按鈕，用鍵盤上的方向鍵調(diào)節(jié)鼠標位置（位置可看狀態(tài)欄的行和列）,就可以在預覽狀態(tài)下直接修改發(fā)現(xiàn)的錯誤了。

　　★正式打印

　　接通打印機電源，裝上打印紙，執(zhí)行“文件/打印”命令（或直接按“Ctrl+P”組合鍵）,打開“打印”對話框,作適當設置后，按下“確定”按鈕，不一會兒，一份漂漂亮亮的文件就呈現(xiàn)在我們面前了。

　　小提示：①如果沒有特別的打印要求，直接按工具欄上的“打印”按鈕，即可快速將文檔打印出來。②如果一臺電腦安裝了多臺打印機，應該在“打印”對話框中，選定執(zhí)行打印任務的打印機。

　　按需打印有時，我們希望文檔按我們的某種需求進行打印打印多份文件。在“打印”對話框中，通過調(diào)節(jié)“副本”下面的調(diào)節(jié)按鈕，設定好需要打印的份數(shù)（或直接輸入打印份數(shù)的數(shù)值）,并選中“逐份打印”選項，再“確定”打印，即可一次打印出多份文件，且打印完成后，不需要分揀，即可裝訂成冊。

　　★打印指定頁面

　　打印出來的文檔被修改后，當再次打印時，只須將修改的頁面打印出來就行了。在“打印”對話框，選中“頁面范圍”下的“頁碼范圍”選項，然后在其后輸入需要打印的頁碼。

　　提示：①如果要打印連續(xù)的多頁，頁碼按下述格式輸入：4-7;如果要打印不連續(xù)的多頁，頁碼按下述格式輸入：3,6,8（頁碼之間逗號請在西文狀態(tài)下輸入）.②如果只需要打印某一頁，先將光標定在該頁任意位置，然后打開“打印”對話框，選中“頁面范圍”下的“當前頁”選項，“確定”打印即可。

　　★打印部分文本

　　如果只需要打印文檔中部分文本，先選定需要打印的文本，然后在“打印”對話框，選中“頁面范圍”下的“選定的內(nèi)容”選項，“確定”打印就行了。在WordXP中，按住Ctrl鍵后，用鼠標拖拉，可以選中不連續(xù)的多處文本，實現(xiàn)一次復制多處文本。

　　不打印圖形。對于一個圖文混排的文檔，我們常常需要校對其中的文本，為了節(jié)省紙張和油墨，希望其中的圖片不打印出來?？梢杂孟旅鎯煞N方法來實現(xiàn)：①執(zhí)行“工具/選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“打印”標簽，將“打印文檔附加信息”下面的“圖形對象”復選框前面的“∨”去掉。②在“打印”對話框中，按下端的“選項”按鈕，即可單獨打開“選項”對話框中的“打印”標簽，去掉“圖形對象”前面的“∨”。

　　小提示：在上述“打印”標簽中，選中“打印文檔附加信息”下面的相應選項，可以將文檔相關附加信息（文檔屬性、域代碼、批注等）打印出來。

　　★雙面打印

　　采取下面兩種方法中的一種，即可實現(xiàn)雙面打?。孩僭凇按蛴　睂υ捒蛑校聪露恕按蛴　庇疫叺南吕粹o，選定“奇數(shù)頁”選項，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，將打印了內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機（順序千萬不要搞錯喲）,再將“偶數(shù)頁”打印上去就行了。②在“打印”對話框中，選中“人工雙面打印”選項，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，系統(tǒng)會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了“奇數(shù)頁”內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機，按下上述對話框的“確定”按鈕，將“偶數(shù)頁”內(nèi)容打印上去就好了。

　　小提示：如果你的打印機有夾紙的“不良”習慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁地打印偶數(shù)頁。盡管此法很麻煩，但最可靠！

　　★將多頁內(nèi)容打印在一張紙上

　　如果只想看看打印的版式，可以將多頁內(nèi)容打印在一張紙上：在“打印”對話框中，按“縮放”下面“每頁的版數(shù)”右邊的下拉按鈕，選定一個版數(shù)值，再按“按紙型縮放”右邊的下拉按鈕，選定一種“紙張類型”后，“確定”打印。

　　★折頁打印

　　我們用A3紙打印文檔時（如打印試卷）,通常分兩欄打印。如果用分欄的辦法來實現(xiàn)，通常，插入的頁碼一頁只有一個，不符合要求。我們可以用下面兩種辦法來實現(xiàn)：①打開“頁面設置”對話框中，在“紙型”標簽中，選中A3紙型，在“頁邊距”標簽中，選中下端的“拼頁”選項，確定退出，再插入頁碼，執(zhí)行打印操作就行了。②如果是WordXP,在“頁面設置”對話框的“頁邊距”標簽中，按“多頁”右邊的下拉按鈕，選中“書籍折頁”或“反向書籍折頁”選項，確定退出，再插入頁碼，就可以實現(xiàn)多種形式的折頁打印效果。

　　★逆頁序打印

　　在打印多頁Word文檔時，Word默認設置總是從第一頁打印到最后一頁，整篇文件打印完成后，有打印機將最后一頁排在最上面，而第1頁則排在最下面，裝訂時，需要手工調(diào)整，很不方便。我們改變一下這一默認設置：執(zhí)行“工具/選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“打印”標簽，選中“逆頁序打印”選項，確定退出。以后再打印時，頁面就按“正”的順序排列出來了。

　　小提示：這一設置，請根據(jù)打印機的具體情況確定，否則會適得其反。

　　★縱橫向紙張混合打印

　　有時，文檔中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可以這樣來設置：將光標定位在表格所在頁（即需要橫向輸出的頁）的開頭，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”標簽下，將紙張類型設置為“橫向”,按“應用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點之后”選項，確定退出；再將光標定位在后面需要恢復“縱向”輸出頁的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設置為“縱向”。

　　★打印到文件

　　在PC-A中安裝PRN-B的驅動程序，再打開需要打印的Word文檔，打開“打印”對話框，將打印機設置成“PRN-B”,選中“打印到文件”選項，按“確定”按鈕，在彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名（如Word.prn）后，再按“確定”按鈕。然后將Word.prn文件拷貝PC-B中，在DOS狀態(tài)下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以）,在文件所在的文件夾下，執(zhí)行“copyWord.prnlpt1”命令，即可將Word文檔按原排版樣式打印出來。

　　小提示：安裝了PRN-B的驅動程序，既可以解決Word文檔的打印問題，又可以解決Excel不能“打印預覽”的問題，一舉兩得，何樂而不為呢？！

　　嵌入TrueType字體。執(zhí)行“工具/選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“保存”標簽，選中“嵌入TrueType字體”以及“只嵌入所用字符”復選框，確定退出后，保存文檔。經(jīng)過這樣的設置以后，該文檔就與文檔所包含的TrueType字體結合成一個文件，將該文檔從PC-A傳輸?shù)絇C-B上時，即使PC-B中沒有安裝嵌入的字體，也能讓文檔正常顯示并打印出來。

　　小提示：在PC-B上打開該文檔時，不能對嵌入的字體文本進行修改，否則會使嵌入的字體丟失。