商業(yè)秘密管理過程中涉及的范疇，幾乎涵蓋全企業(yè)。群龍無首和多頭馬車都可能引發(fā)管理危機(jī)。合適的商業(yè)秘密管理組織能確保商業(yè)秘密管理制度被有成效且有效率的推行。

企業(yè)中任何任務(wù)的執(zhí)行都不該只是將任務(wù)完成，而是要做到位，做到好，當(dāng)交付任務(wù)時(shí)應(yīng)依其任務(wù)特性挑選適當(dāng)?shù)膱?zhí)行人員，且應(yīng)授予該人員足夠的資源與授權(quán)，明確其責(zé)任已承諾，以期最終交出預(yù)期成果。因此，合宜的安排角色與責(zé)任，無疑是此復(fù)雜任務(wù)的成功要素之一。

商業(yè)秘密管理組織應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督及協(xié)調(diào)商業(yè)秘密管理制度的運(yùn)行組織主要職責(zé)包括但不限于下列事項(xiàng):

1.持續(xù)識(shí)別企業(yè)所擁有的商業(yè)秘密，并以風(fēng)險(xiǎn)概念出發(fā)，評(píng)估與規(guī)范商業(yè)秘密的使用范圍與方式;

2.依據(jù)企業(yè)特有環(huán)境設(shè)計(jì)、調(diào)整、宣導(dǎo)及監(jiān)督各部門實(shí)施與商業(yè)秘密相關(guān)的合理保護(hù)措施，確保商業(yè)秘密管理制度的施行達(dá)到預(yù)期;

*.進(jìn)行跨部門的溝通與協(xié)調(diào)，以處理各部門對(duì)商業(yè)秘密管理制度實(shí)行的反饋與障礙;

4.取得高層主管的支援、充分的授權(quán)與足夠的資源。

企業(yè)應(yīng)視其規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)及需求建立適當(dāng)?shù)纳虡I(yè)秘密管理組織。企業(yè)是否有專職的稽核部門，是否擁有專門的應(yīng)變?nèi)蝿?wù)編組等，都會(huì)讓商業(yè)秘密管理組織的架構(gòu)有些許不同，但不論組織架構(gòu)如何變化，該管理組織擁有的角色與責(zé)任并不會(huì)隨之改變。

此外，影響商業(yè)秘密管理組織的因素還可能包含企業(yè)的規(guī)模大小，、規(guī)模的不同，可能會(huì)影響管理組織的成員數(shù)量，或是影響成員們是否為專職的狀態(tài)。而企業(yè)的文化可能影響授權(quán)的層績等。企業(yè)在設(shè)計(jì)商業(yè)秘密管理組織時(shí)需將相關(guān)的影響因素皆納入考量。

在此。我們依據(jù)企業(yè)的規(guī)模，提出企業(yè)可采用的三種管理組織形式，以供參考。

在該架構(gòu)中，2000人以上的企業(yè)可參考A形式;

2000人以下及1000人以上的企業(yè)，可參考B形式;

1000人以下的企業(yè)可參考C形式。

這些門檻數(shù)字并非絕對(duì)，企業(yè)仍需依據(jù)其特性作出最終的決策，接下來我們將對(duì)每種形式的組織架構(gòu)進(jìn)行說明。

A:對(duì)大型企業(yè)而言，健全完整分配各種商業(yè)秘密管理角色并不是難事。事實(shí)上每種形式都因架構(gòu)而變化。以商業(yè)秘密管理總召集人(以下簡稱總召集人)為首，帶領(lǐng)商業(yè)秘密管理委員會(huì)(以下簡稱委員會(huì))，共同討論并決策與商業(yè)秘密管理相關(guān)的事宜。而商業(yè)秘密管理執(zhí)行秘書，(以下簡稱執(zhí)行秘書)，咋負(fù)責(zé)管理委員會(huì)的相關(guān)事物時(shí)，委員會(huì)順利運(yùn)作。此外，執(zhí)行秘書下亦有一群幕僚人員，稱為商業(yè)秘密管理執(zhí)行小組，(以下簡稱執(zhí)行小組)負(fù)責(zé)商業(yè)秘密管理制度的日常維護(hù)。

商業(yè)秘密設(shè)管理涉及全企業(yè)，若要讓商業(yè)秘密管理制度運(yùn)作順利，企業(yè)各部門的參與是非常關(guān)鍵的。建議各部門至少推派一名種子人員，以協(xié)助執(zhí)行秘書適當(dāng)?shù)膱?zhí)行和傳達(dá)與商業(yè)秘密管理相關(guān)事宜。

此外，商業(yè)秘密管理制度是否被完全落實(shí)，是否需要進(jìn)行調(diào)整等議題，企業(yè)應(yīng)使用完善的內(nèi)部稽核程序來回答。為了保持稽核的獨(dú)立性，內(nèi)部稽核負(fù)責(zé)人及成員，應(yīng)直接對(duì)總召集人匯報(bào)，最后當(dāng)商業(yè)秘密受侵害時(shí)，應(yīng)有經(jīng)訓(xùn)練、熟知緊急應(yīng)變計(jì)劃的商業(yè)秘密侵害事件緊急應(yīng)變組，(以下簡稱應(yīng)變組)接手處理。應(yīng)變組內(nèi)又可依其功能細(xì)分不同的角色。

建議，可設(shè)立事件管理、調(diào)查評(píng)估、溝通協(xié)調(diào)及公關(guān)媒體等角色，以協(xié)助企業(yè)匯整與管理、調(diào)查、跨部門溝通及時(shí)對(duì)外說明商業(yè)秘密侵害事件的來由與處置對(duì)策。

B:完整的商業(yè)秘密管理制度應(yīng)遵循PDCA原則，確認(rèn)制度是否被落實(shí)是必經(jīng)過程之一，因此建議將稽核的角色配置于執(zhí)行小組中。在既有的組織架構(gòu)下，由執(zhí)行秘書提出建議，經(jīng)委員會(huì)核準(zhǔn)，尋找并培養(yǎng)具備稽核專業(yè)知識(shí)且擁有技術(shù)及產(chǎn)業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任稽核的角色，其他的角色則與A形式的管理組織相同。

C:C適用于小型企業(yè)，企業(yè)組織架構(gòu)較單純和彈性較大者，C形式的管理組織其稽核功能配置在執(zhí)行小組中，企業(yè)無專職的稽核部門。同時(shí)企業(yè)亦未有預(yù)先設(shè)立的應(yīng)變組織，僅設(shè)有應(yīng)變窗口，待事件發(fā)生后，視情況調(diào)配相關(guān)權(quán)責(zé)人員進(jìn)行處理。

除組織架構(gòu)外，由誰來擔(dān)任各種角色，亦是企業(yè)常見的困擾，結(jié)合過往的經(jīng)驗(yàn)匯總，并提出角色指派的以下建議:

1.商業(yè)秘密管理總召集人:至少為副總經(jīng)理級(jí)別以上職位的人員擔(dān)任，例如:董事長、總經(jīng)理、人力資源部總經(jīng)理、法務(wù)部總經(jīng)理等;

2.商業(yè)秘密管理委員會(huì):由企業(yè)主要事業(yè)單位、部門及工廠的最高主管組成;

*.內(nèi)部稽核負(fù)責(zé)人:由公司稽核部門主管擔(dān)任;

4.商業(yè)秘密管理執(zhí)行秘書:為企業(yè)的商業(yè)秘密管理代表可能的人選為總經(jīng)辦、人力資源部門、法務(wù)部門等部門的人員;

*.商業(yè)秘密管理執(zhí)行小組:由委員會(huì)指派溝通能力好的人員，協(xié)助執(zhí)行秘書推動(dòng)各項(xiàng)商業(yè)秘密管理制度工作，最終由總召集人任命。設(shè)置人員數(shù)量應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模決定。

*.商業(yè)秘密管理實(shí)行部門/工廠:實(shí)行部門/工廠負(fù)責(zé)人為部門和工廠的最高主管，主要負(fù)責(zé)審閱與核準(zhǔn)相關(guān)的商業(yè)秘密管理制度文件及表單，并指派部門和工廠的種子人員，而種子人員，由熟悉該部門和工廠業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任尤佳。種子人員的年資至少大于一年，并具有一定的責(zé)任感與熱枕。

*.商業(yè)秘密侵害事件緊急應(yīng)變組:應(yīng)變處理小組召集人員由委員會(huì)推派人員擔(dān)任。亦為事件應(yīng)變的單一窗口，可由法務(wù)部門、人資部門、管理部門等部門的主管擔(dān)任。而應(yīng)變組的每個(gè)分組則由應(yīng)變組召集人指派人員擔(dān)任組長。應(yīng)變組的成員應(yīng)包含發(fā)生侵害事件的權(quán)責(zé)部門及相關(guān)配合部門。

建立合適的商業(yè)秘密管理組織，絕對(duì)是商業(yè)秘密管理制度的成功要素之一，不論使用何種形式的管理組織，只要建立在管理組織具備了角色權(quán)責(zé)分配得宜、任務(wù)執(zhí)行獲高層主管支持、實(shí)施者對(duì)任務(wù)有相應(yīng)保證等條件，所有推動(dòng)管理制度實(shí)施的行動(dòng)勢必事半功倍。